Documentação técnica e legal
A tabela abaixo relaciona os principais documentos que devem fazer parte da documentação do condomínio. Alguns deles são entregues pela construtora ou incorporadora. Os demais devem ser providenciados pelo condomínio.
Observações
- Incumbência pelo fornecimento inicial pode ser da construtora, incorporadora ou condomínio
- Incumbência pela renovação fica a cargo do proprietário ou condomínio
| Documento | Incumbência pelo fornecimento inicial | Incumbência pela renovação | Periodicidade da renovação |
|---|---|---|---|
| Manual do proprietário | Construtora ou incorporadora | Proprietário | Pelo proprietário, quando houver alteração na fase de uso |
| Manual das áreas comuns | Construtora ou incorporadora | Condomínio | Pelo condomínio, quando houver alteração na fase de uso ou legislação |
| Certificado de garantia dos equipamentos instalados | Construtora ou incorporadora | Condomínio | A cada nova aquisição/manutenção |
| Notas fiscais dos equipamentos | Construtora ou incorporadora | Condomínio | A cada nova aquisição/manutenção |
| Manuais técnicos de uso, operação e manutenção dos equipamentos instalados |
Construtora ou incorporadora | Condomínio | A cada nova aquisição/manutenção |
| Auto de Conclusão (Habite-se) | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Alvará de aprovação e execução de edificação | Construtora ou incorporadora | Não há, desde que inalteradas as condições do edifício | Não há |
| Alvará de instalação de elevadores | Construtora ou incorporadora | Não há, desde que inalteradas as condições do edifício | Não há |
| Alvará de funcionamento de elevadores | Construtora ou incorporadora | Condomínio | Não há |
| Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB) | Construtora ou incorporadora | Condomínio | Verificar legislação estadual específica |
| Projetos legais – Projeto aprovado | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Projetos legais – Incêndio | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Projetos aprovados em concessionárias | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Projetos executivos | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Especificação, instituição de condomínio | Condomínio Importante: a minuta é de responsabilidade do incorporador | Não há | Não há |
| Ata da assembleia de instalação do condomínio (registrada) | Condomínio | Condomínio | A cada alteração do síndico |
| Convenção condominial | Condomínio Importante: a minuta é de responsabilidade do incorporador | Condomínio | Quando necessário |
| Regimento interno | Condomínio Importante: a minuta é de responsabilidade do incorporador | Condomínio | Quando necessário |
| Relação de proprietários | Condomínio | Condomínio | A cada alteração |
| Licenças ambientais | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Quando necessário |
| Termos de ajustamento de conduta ambientais (TAC) | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Quando necessário |
| Recibo de pagamento do IPTU do último ano de obra, boleto(s) de IPTU (s) a serem pagos, cópia do processo de desdobramento do IPTU e carnês IPTU desdobrado | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Não há |
| Recibo de pagamento da concessionária de energia elétrica (último pagamento) | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Não há |
| Recibo de pagamento da concessionária de água e esgoto (último pagamento) | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Não há |
| Atestado do start-up do gerador | Construtora ou Incorporadora | Não há | Não há |
| Certificado de abrangência do grupo gerador | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Verificar legislação estadual específica |
| Certificado de limpeza, desinfecção e potabilidade dos reservatórios de água potável | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | A cada 6 meses |
| Declaração de limpeza do poço de esgoto, poço de água servida, caixas de drenagem e esgoto | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | A cada ano |
| Relatório de vistoria de entrega de obra | Construtora ou Incorporadora | Não há | Não há |
| Relação de equipamentos, móveis, eletrodomésticos, objetos de decoração entregues ao condomínio (quando aplicável) | Construtora ou Incorporadora | Não há | Não há |
| Cadastro do condomínio no sindicato patronal | Condomínio | Não há | Não há |
| Atestado de instalação de gás e instalações hidráulicas e outras instalações prediais (quando aplicável) | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Verificar legislação específica |
| Atestado de instalações elétricas | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | Verificar legislação específica |
| Atestado de Sistema de Proteção a Descarga Atmosférica – SPDA | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | A cada ano |
| Medição ôhmica (com terrômetro calibrado e aferido pelo INMETRO) | Construtora ou Incorporadora | Condomínio | A cada 5 anos para edificações residenciais ou comerciais e 3 anos para edificações com grandes concentrações públicas |
| Sugestão ou modelo de programa de manutenção | Construtora ou Incorporadora | Não há | Não há |
| Sugestão ou modelo de lista de verificação do programa de manutenção | Construtora ou incorporadora | Não há | Não há |
| Livro de atas de assembleias/presença | Condomínio | Condomínio | A cada alteração |
| Livro do conselho consultivo | Condomínio | Condomínio | A cada alteração |
| Inscrição do edifício na Receita Federal (CNPJ) | Condomínio | Condomínio | A cada alteração do síndico |
| Inscrição do condomínio no ISS | Condomínio | Condomínio | Não há |
| Inscrição do condomínio no sindicato dos empregados | Condomínio | Condomínio | Não há |
| Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistro que cause destruição (obrigatório) e outros opcionais | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Relação de moradores | Condomínio | Condomínio | A cada alteração |
| Procurações (síndico, proprietários etc.) | Condomínio | Condomínio | A cada alteração |
| Documentos de registros de funcionários do condomínio de acordo com a CLT | Condomínio | Condomínio | A cada alteração de funcionário quando aplicável |
| Cópia dos documentos de registro dos funcionários terceirizados | Condomínio | Condomínio | A cada alteração de funcionário, quando aplicável |
| Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) (conforme NR 09 do MTE) | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) (conforme NR 07 do MTE) | Condomínio | Condomínio | A cada ano, quando aplicável |
| Atestado de brigada de incêndio | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Relatório de inspeção anual dos elevadores (RIA) | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Contrato de manutenção de elevadores | Condomínio | Condomínio | Validade do contrato |
| Contrato de manutenção de gerador | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Contrato do sistema e instrumentos de prevenção e combate a incêndio | Condomínio | Condomínio | A cada ano |
| Certificado de teste dos equipamentos de combate a incêndio | Construtora ou incorporadora | Condomínio | Verificar legislação vigente |
| Livro de ocorrências da central de alarmes | Condomínio | Condomínio | A cada ocorrência |
| Certificado de desratização e desinsetização | Condomínio | Condomínio | A cada 6 meses |
| Cadastro do condomínio junto às concessionárias de serviços | Construtora ou incorporadora | Condomínio | Não há (desde que inalteradas as condições do edifício) |
Importante
A periodicidade de renovação e o conteúdo da própria tabela devem ser ajustados individualmente, em função das exigências locais de legislações municipal, estadual ou, ainda, federal vigentes.
Os documentos relacionados devem ser mantidos em local seguro. Seu conteúdo somente deverá ser utilizado para fins de garantia de funcionalidade do edifício e comprobatória de atendimento a quesitos legais.
Observações:
- O síndico é responsável pelo arquivo dos documentos, garantindo a sua entrega a quem o substituir, mediante protocolo discriminando item a item;
- Recomenda-se que o síndico guarde os documentos legais e fiscais no mínimo por 10 anos; documentos referentes a pessoal, 30 anos; e documentos do programa de manutenção pelo período de vida útil do sistema especificado em projetos;
- Recomenda-se que os documentos comprobatórios da realização da manutenção sejam organizados e arquivados de acordo com a norma ABNT NBR 5674, de modo a evidenciar a realização das manutenções previstas no programa de manutenção da edificação;
- Os documentos devem ser guardados para evitar extravios, danos e deterioração e de maneira que possam ser prontamente recuperáveis, conforme descreve a ABNT NBR 5674;
- Os documentos podem ser entregues e/ou manuseados em meio físico ou eletrônico;
- No caso de troca de síndico, deverá haver a transferência da documentação do condomínio mediante protocolos discriminados item a item;
- Os documentos entregues pela construtora e/ou incorporadora poderão ser originais, em cópias simples ou autenticadas, conforme documento específico;
- As providências para a renovação dos documentos, quando necessárias, são de responsabilidade do síndico.